Wofür brauche ich eine Zeiterfassungs-Software?
Zeiterfassungssoftware hat unterschiedliche Funktionen
Jede Zeiterfassungssoftware erfasst Arbeitszeiten. Die Hauptunterschiede der verschiedenen Tools liegen in der weiteren Verarbeitung der Daten. Organisationen mit ausgefeilten Arbeitszeitmodellen verwenden Zeiterfassung z.B. als Arbeitszeitrechner für eine automatisierte Erstellung der Lohnabrechnung. Organisationen mit operativen Einheiten an festen Standorten verwenden Zeiterfassung zusätzlich für eine effektive Dokumentation der Anwesenheit, zumeist in Kombination mit einer Stempeluhr. Servicebetriebe nutzen ihre Zeiterfassung ebenso als Grundlage für die Rechnungsstellung und Baubetriebe auch für Projektsteuerung, Nachtragsmanagement und Überwachung der Profitabilität. Ich möchte im Folgenden zwei unterschiedlichen Anwendungen näher beleuchten.
Zeiterfassung als Arbeitszeitrechner für die Personalabrechnung
In vielen Fällen geht es bei der Zeiterfassung um die im Nachgang durchgeführte Lohnberechnung auf der Basis der gearbeiteten Stunden. Bei einfachen Arbeitszeitmodellen werden die gearbeiteten Stunden mit einem vereinbarten Stundensatz multipliziert, woraus sich die Lohnsumme ergibt. Im Fall von Überstunden, Nachtarbeit, Samstags- und Sonntagszuschlägen wird die Berechnung schon komplizierter. Wenn dann noch verschiedene Stundensätze für z.B. Arbeitszeit, Reisezeit oder verschiedene Arten Standbyzeiten oder ein Arbeitszeitkonto dazukommen, kann es unübersichtlich werden. Eine Zeiterfassung, die mit einem komfortablen Arbeitszeitrechner ausgestattet ist, liefert am Ende des Monats eine fertige Berechnung der Stunden für jede Arbeitskategorie. Im Idealfall erfolgt die Berechnung automatisch und es sind kaum weitere Eingaben nötig. Das Ergebnis der Berechnung kann dann z.B. in eine Software der Personalbuchhaltung exportiert werden, aus der dann die Lohnabrechnungen erstellt werden. Die Arbeitserleichterung im Vergleich zum Einsatz von Stundenzetteln oder Excel-Tabellen ist als außerordentlich hoch einzuschätzen, die Fehleranfälligkeit parallel dazu als sehr klein. Darüber hinaus werden mit einer Zeiterfassungssoftware, die einen komfortablen Arbeitszeitrechner mitliefert, plötzlich neue Arbeitszeitmodelle denkbar, die vorher kaum abrechenbar waren. Der Phantasie sind innerhalb der rechtlichen Umsetzbarkeit keine Grenzen gesetzt.
Zeiterfassung als Projektzeiterfassung für das Projektmanagement
Neben der Zeiterfassung als Arbeitszeitrechner wird Zeiterfassungssoftware für die Projektzeiterfassung im Projektmanagement eingesetzt, d.h. Arbeitszeiten werden nicht nur pro Tag und Stunde erfasst, sondern auch pro Projekt und/oder pro Arbeitspaket. Für die User bedeutet dies nur ein weiter Klick pro Zeiteintrag und es wird automatisch möglich, die Projekte und Arbeitspakete in Bezug auf ihren Stundenkonsum auszuwerten. In einigen Zeiterfassungen ist es möglich Sollstunden einzugeben, so dass eine direkter Soll/Ist-Vergleich möglich ist. Für das Projektmanagement ist diese Funktion ein unerlässliches Werkzeug, um Abweichungen zwischen Soll und Ist zeitnah zu erkennen und gegenzusteuern. Für die im Projekt aktiven Beschäftigten ist der Soll/Ist-Vergleich ein hilfreiches Instrument für die Steuerung der eigenen Arbeitszeit. Mithilfe von Zielvereinbarungen in Bezog auf die Sollstunden können sogar Bonuszahlungen vereinbart werden. Ein positiver Nebeneffekt bei der Projektzeiterfassung ergibt sich für die Ressourcenplanung, denn bei einer Erfassung der Daten pro Projekt ist automatisch bekannt, wer momentan auf welchem Projekt arbeitet und, wenn Projektdaten eingepflegt werden, wie lange das Projekt noch dauert, wer Projektleiter ist und wer der Kunde.
Welche Zeiterfassungen gibt es?
Um das Angebot auf dem Markt zu verstehen, ist es hilfreich ein wenig auf die Entwicklung der Zeiterfassung schauen.
Digitale Zeiterfassung an festen Standorten
Organisationen mit operativen Tätigkeiten an festen Standorten, wie z.B. Krankenhäuser, industrielle Produktionsstätten benötigen eine effektive Dokumentation über die Arbeitszeit der Beschäftigten am Arbeitsplatz. Tools, die diese Anforderung erfüllen gibt es seit den Anfängen der digitalen Revolution in den 90iger Jahre auf dem Markt und es geht im Wesentlichen um das Erfassen der Anfangs- und der Endzeit für jeden Tag. Viele auf dem Markt vorhandene digitale Zeiterfassungen bedienen sich für die Umsetzung dieser Anforderung einer digitalen Stempeluhr. Mit den Daten werden anschließend z.B. Löhne berechnet, Überstundenkontingente verwaltet, Urlaubsstände dokumentiert oder Pausen nachgewiesen. Derartige Software wird am Standort auf einem Server installiert und von z.B. von haueigenen IT-Administratoren betrieben. Die Daten sind aufgrund Ihres festen Standortes in Echtzeit verfügbar.
Zeiterfassung für mobile Anwendungen
Unternehmen oder Organisationen mit mobilen Serviceteams, die an verschiedenen Standorten arbeiten, haben ebenfalls die Anforderung ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Dies betrifft z.B. Baufirmen, Montagefirmen, Handwerksbetriebe und Servicebetriebe aller Art (z.B. Zeitarbeitsfirmen oder Reinigungsfirmen). Im Unterschied zu Organisationen mit festen Standorten, sind Stempeluhren eher kompliziert einzusetzen, da sie sich nicht automatisch an den Arbeitsorten befinden. Mit dem Aufkommen von mobilen Endgeräten sind diese Unternehmen mehr und mehr dazu übergegangen ihre Arbeitszeiten mit Laptops oder später Smartphones zu erfassen. In vielen Firmen werden die Daten in Excel-Dateien erfasst, auf Papier geschrieben und eingescannt oder fotografiert und wöchentlich oder monatlich z.B. per Email in der Personalabrechnung geschickt. Immer mehr Organisationen setzen auf webbasierte online Zeiterfassung, was eine ganze Reihe von Vorteilen bietet.
Webbasierte Online Zeiterfassung
Seit einigen Jahren drängen webbasierte online Zeiterfassungen auf den Markt und machen es kinderleicht möglich, auch für mobile Anwendungen Daten in Echtzeit zu erzeugen und das auch noch weltweit und ohne administrativen Aufwand. Dies hat zum einen mit der Weiterentwicklung von Programmiertools zu tun und zum anderen mit dem massiven Ausbau der digitalen Netze. Webbasierte Anwendungen bieten darüber hinaus den Vorteil absolut wartungsfrei zu sein und sie eigenen sich für feste und mobile Standorte gleichermaßen. Updates werden vom Anbieter der Zeiterfassung zentral im Internet vorgenommen, so dass alle Anwender vollautomatisch und gleichzeitig vom modernsten Stand der Technik profitieren. Die Technologie der Online Zeiterfassung kommt der zunehmenden Flexibilisierung von Arbeitszeiten und Arbeitsorten im Zeitalter mit Corona ideal entgegen und setzt mit seinen unter Anderem systembedingten Vorzügen neue Maßstäbe.
Zusatzfunktionen von Zeiterfassung
Wird erstmal eine Zeiterfassung als Arbeitszeitrechner für die Personalabrechnung verwendet, sind ihre Daten als zuverlässig und hochaktuell einstufen. Der hohe Nutzungsgrad einer Zeiterfassung durch alle Beschäftigten verführt automatisch zu der Implementierung weiterer Zusatzfunktionen, die genau davon am meisten profitieren. Zeiterfassung wird deswegen zunehmend mit diversen Zusatzfunktionen ausgestattet sein. Die Zusatzfunktionen organisieren sich rund um das Personal und die Arbeitszeiten und sind in den Bereichen Projektmanagement, Projektmonitoring, Projektnachkalkulation, Budgetierung, Rechnungsstellung, Nachtragsmanagement, Personalentwicklung, HSE-Management, Business-Intelligence und Analyse, Einsatzplanung, Ressourcenplanung und Unternehmenskommunikation zu finden.