Allgemeine Geschäftsbedingungen für FrogTime Services

Teil A

Einleitung

FrogTime stellt Softwaredienste in Form einer Softwareplattform, z.B. zur Projekt- und Zeiterfassung und damit im Zusammenhang stehende Dienstleistungen, in der Gesamtheit kurz „Dienste“ genannt, zur Verfügung. Die Dienste werden im Wesentlichen online und in Teilfunktionen offline angeboten.

Die Leistungen, Verträge und Angebote der FrogTime GmbH erfolgen ausschließlich aufgrund der allgemeinen Geschäftsbedingungen von FrogTime.

1. Vertragsgegenstand und Vertragsabschluss

(1) Gegenstand eines Vertrages aus einem Vertragsabschluss mit FrogTime als Auftragnehmer, in der Gesamtheit kurz „der Vertrag“ genannt, ist die Nutzung der zur Verfügung gestellten Dienste durch den Mieter zur entgeltlichen Nutzung (Miete).

(2) Die Dienste werden von FrogTime als SaaS- bzw. Cloud-Lösung betrieben. Dem Mieter wird ermöglicht, die auf den Servern von FrogTime bzw. eines von FrogTime beauftragten Dienstleisters installierte und ausgeführte Dienste über eine Internetverbindung während der Laufzeit dieses Vertrags für eigene Zwecke zu nutzen und seine Daten mit ihrer Hilfe zu speichern und zu verarbeiten.

(3) Für die Dienste gilt die im Rahmen der vorliegenden Vereinbarung mitgelieferte oder über www.frogtime.com abrufbare Produktbeschreibung im heutigen Stand. Die dort genannten Funktionsmerkmale und Systemvoraussetzungen der Dienste sind dem Mieter bekannt. Er hat die Übereinstimmung dieser Spezifikation mit seinen Wünschen und Bedürfnissen geprüft.

(4) FrogTime erbringt die vertraglichen Leistungen aus einem von FrogTime genutzten Rechnungszentrum mit Standort im Europäischen Wirtschaftsraum. FrogTime behält sich vor, den Leistungsort jederzeit nach angemessener Vorankündigung an einen anderen Ort innerhalb der Europäischen Union bzw. des EWR zu verlegen.

(5) Ein Vertragsabschluss kommt über Fernkommunikationsmittel wie E-Mail, Telefon oder Internetbestellung zustande. Dabei stellen Angebote, Auftragsformulare, Auftragsbestätigungen oder eine Onlinebestellung aus dem Internetshop und die allgemeinen Geschäftsbedingungen von FrogTime die Basis für die Kundenbestellung dar.

2. Art und Umfang der Leistung

(1) FrogTime stellt dem Mieter die Dienste in der jeweils vereinbarten Version am Routerausgang des Rechenzentrums, in dem der Server mit der Software steht („Übergabepunkt“), zur Nutzung bereit. Die Software, die für die Nutzung erforderliche Rechenleistung und der erforderliche Speicher- und Datenverarbeitungsplatz werden vom Anbieter bereitgestellt. FrogTime schuldet nicht die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen den IT-Systemen des Mieters und dem beschriebenen
Übergabepunkt.

(2) FrogTime stellt dem Mieter zur Nutzung der Dienste einen Mandanten zur Verfügung. Innerhalb dieses Mandanten ist die Nutzung der Dienste auf die im Vertragsabschluss festgelegte Anzahl erfasste Personen pro Monat, einen maximal belegbaren Speicherplatz und eine maximale Anzahl gleichzeitig angemeldeter Nutzer („vereinbarte Nutzung“) beschränkt. Ein Zeiteintrag pro Person und Monat wird als eine erfasste Person bewertet. Die erfassten Personen pro Monat, der belegte Speicherplatz und die gleichzeitig angemeldeten Nutzer werden von FrogTime erfasst und mit der vereinbarten Nutzung abgeglichen.

(3) FrogTime konfiguriert die Dienste einmalig mit den individuellen Grundeinstellungen des Mieters in Bezug auf die Kopfzeile in Berichten und Standortinformation (Logo, Internetseite, Mailadresse und Adresse). Änderungen können jederzeit kostenpflichtig vom Mieter beauftragt werden.

(4) FrogTime stellt dem Mieter mit Abschluss eines Vertrages mindestens einen administrativen Zugang zur Verfügung. Im Rahmen dieses Zugangs werden dem Mieter folgende Funktionalitäten zur Verfügung gestellt:
- Rollenvergabe von voreingestellten Rollen: z.B. Administrator, Geschäftsführung, Projektleiter, Teamleiter, Meine Zeiterfassung, weitere branchenspezifische Rollen.

- Zugriff auf die Menüs mindestens folgender Abteilungen: Administration, Geschäftsführung,
Projektmanagement., Personalbuchhaltung, Meine Funktionen.

- Erstellung und Bearbeitung von Personal und Projekten im Rahmen der Produktbeschreibung
- Zeiterfassung für alle Projekte und jedes Personal im Rahmen der in der Projektbeschreibung
beschriebenen Funktionen in einem Zeitraum von 900 Tagen rückwirkend.

3. Nutzungsvolumen, Vergütung, Prüfung

(1) Die Vergütung errechnet sich nach der insgesamt vereinbarten Nutzung. Die vereinbarte Nutzung ist im Angebot oder Auftragsformular festgelegt.

(2) Der Zahlungsmodus ist im Angebot oder Auftragsformular festgelegt.

(3) Der Mieter kann FrogTime mit individuellen Serviceleistungen beauftragen. Diese individuellen Leistungen werden von FrogTime gesondert angeboten und abgerechnet. Sofern diese vom Mieter beauftragt werden, gelten die Bestimmungen der vorliegenden Vereinbarung. Der Stundensatz für Serviceleistungen ist im Angebot oder Auftragsformular festgelegt.

4. Erweiterungen, Teilkündigungen

(1) Der Mieter kann Verträge jederzeit um erfasste Personen, gleichzeitig angemeldete Nutzer und weiteren Speicherplatz erweitern. Hierfür gelten die Vergütungssätze im Angebot. Ein Hinzubuchen von weiteren Nutzern und Speicherplatz ist jeweils zum Folgemonat möglich.

(2) FrogTime überwacht die Anzahl der erfassten Personen, die Anzahl gleichzeitig angemeldeten Nutzer und den belegten Speicherplatze und informiert den Mieter, wenn die Anzahl der vereinbarten Nutzung überschritten wird. Wird die vereinbarte Nutzung im Folgemonat wieder überschritten, wird die Nutzung auf die vereinbarte Nutzung eingeschränkt oder eine Lizenzerweiterung auf das nächst höhere Paket ausgeführt. Dem Mieter steht für diesen Fall der Lizenzerweiterung ein Sonderkündigungsrecht mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zu, welches innerhalb eines Monats nach der Lizenzerweiterung auszuüben ist.

5. Pflege der Software, Support

(1) FrogTime erbringt während der Vertragslaufzeit folgende Leistungen:
a) Fortentwicklung
FrogTime entwickelt die Dienste in Bezug auf Qualität und Modernität fort, passt sie an geänderte Anforderungen an, beseitigt eventuelle Fehler, um die geschuldete Qualität aufrechtzuerhalten, und überlässt dem Auftraggeber hieraus entstehende neue Versionen der Software. Miterfasst sind kleinere Funktionserweiterungen.

b) Störungshilfe
FrogTime unterstützt den Auftraggeber durch Hinweise zur Softwarenutzung und zur Fehlervermeidung, Fehlerbeseitigung und Fehlerumgehung. Der Mieter hat Störungen der Leistung unverzüglich zu melden und FrogTime in angemessenem Umfang bei der Feststellung der Ursache der Störung sowie bei deren Beseitigung zu unterstützen, insbesondere durch Bereitstellung von Informationen und Teilnahme an Tests und Bereitstellung von Datensicherungen.

(2) FrogTime erbringt die Leistungen nach dem jeweiligen Stand der Technik und so, dass sie sich am Interesse der Gesamtheit der Softwarenutzer orientieren.

(3) FrogTime stellt dem Kunden zur Unterstützung in technischen Fragen und zur Störungshilfe einen Kundendienst (Support) zur Verfügung, den der Kunde per E-Mail erreichen kann. Servicezeiten sind von Montag – Freitag 09:00 – 16:00 MEZ. Telefonischer Support wird nach Absprache durchgeführt. Der Support dient allein der Unterstützung des Kunden bei der Inanspruchnahme der nach den Bedingungen und des Vertrages geschuldeten Leistungen von FrogTime. FrogTime wird die Fragen des Mieters schnellstmöglich, in der Regel innerhalb von 2 Tagen, beantworten, wobei im Zweifel das Kommunikationsmittel eingesetzt wird, das der Mieter verwendet hat. Für Reaktionen auf Fehlermeldungen gelten die Regelungen unter Nr. 9 dieser Bedingungen.

6. Rechte des Mieters an der Software

(1) Der Mieter ist nur berechtigt, mit den Diensten eigene Daten für eigene Zwecke zu verarbeiten. FrogTime räumt dem Mieter das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht ein, die im Vertrag bezeichnete Software bzw. die Dienste während der Dauer des Vertrages im Rahmen der SaaS-Dienste bestimmungsgemäß zu benutzen. FrogTime führt regelmäßig Daten-Backups durch (permanent als virtuelle Festplatte, täglich als Snapshot, wöchentlich auf einer virtuellen Festplatte in einem anderen Brandabschnitt). Zusätzlich wird der Mieter regelmäßig Daten-Backups seiner Projekte und Stammdaten als Excel-Datei auf seinen lokalen Rechnern selbstständig vornehmen und speichern. Der Mieter darf die Software bzw. die Dienste nicht entgeltlich oder unentgeltlich anderen zur Nutzung zur Verfügung stellen. Die Nutzungsbeschränkung auf die jeweils vereinbarte Nutzung bei Vertragsabschluss ist einzuhalten.

(2) FrogTime gewährt dem Mieter die Nutzung der Dienste im Rahmen des Mandanten auch für Subunternehmer und Kunden des Mieters.

7. Pflichten des Mieters

(1) Der Mieter ist für die Bereitstellung der Informationen in Bezug auf individuelle Konfiguration des Mandanten und für die Bereitstellung mindestens einer verantwortlichen Kontaktperson für FrogTime verantwortlich. Der Mieter wird diese Informationen innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsabschluss zur Verfügung stellen. Die verantwortliche Kontaktperson oder die verantwortlichen Kontaktpersonen erhalten insbesondere die Zugangsdaten für einen administrativen Zugang und werden über Änderungen und Aktualisierungen der Dienste informiert. Die verantwortliche Kontaktperson oder die Kontaktpersonen sind alleinige Ansprechpartner bei allen durch den Mieter gestellten Supportanfragen.

(2) Der Mieter ist für die Nutzung der Leistungen und der ordnungsgemäßen Verarbeitung seiner Daten und Ergebnisse selbst verantwortlich. Dies schließt die Erfüllung rechtlicher Anforderungen an die Nutzung, Aufbewahrung und Archivierung der Daten des Anwenders ein.

(3) Der Mieter ist für die Schaffung der erforderlichen anwenderseitigen Voraussetzungen zur Nutzung der Dienste verantwortlich. Dies betrifft insbesondere die Systemvoraussetzungen, Infrastruktur sowie die Telekommunikationsverbindung zu den Diensten. (4) Der Mieter hat einem übermäßigen Gebrauch und einen Missbrauch der Dienste zu verhindern.

8. Beginn und Beendigung des jeweiligen Vertrages

(1) Der Vertrag wird für die im Angebot oder im Auftragsformular angegeben Vertragsdauer geschlossen und verlängert sich nach dem Ablauf der vereinbarten Laufzeit automatisch um ein Intervall der Vertragsdauer, es sei denn, eine der Parteien kündigt vor Ablauf der Vertragsdauer die vorliegende Vereinbarung schriftlich mit der im Angebot oder im Auftragsformular angegeben Kündigungsfrist.

(2) Beide Parteien sind berechtigt, die Vereinbarung ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen, wenn
- die jeweils andere Partei gegen eine wesentliche Vertragspflicht verstößt und die Pflichtverletzung trotz Fristsetzung nicht binnen dreißig Tagen nach Eingang der schriftlichen Benachrichtigung behebt oder
- die jeweils andere Partei ihre Geschäftstätigkeit einstellt oder sich in einem Insolvenzverfahren befindet und dieses Verfahren innerhalb von neunzig Tagen nicht abgewiesen wurde.
- Der Mieter darf diese Vereinbarung kündigen, wenn wesentliche Veränderungen der Software vorgenommen wurden.

(3) Eine Kündigung aus wichtigem Grund muss zuvor mit einer Frist von zumindest zwei Wochen unter Benennung des Kündigungsgrundes schriftlich angedroht werden. Wenn eine fristlose Kündigung durch FrogTime auf einem vertragswidrigen Verhalten des Mieters beruht, behält FrogTime als Mindestschaden die vertragsgemäße Vergütung, auf die es ohne die Kündigung Anspruch gehabt hätte. Der Schadensersatzanspruch besteht nicht, wenn der Mieter die Pflichtverletzung nicht zu vertreten hat. Als Abzug für ersparte Aufwendungen von FrogTime werden 10 % der Vergütung vereinbart. Dem Mieter wird der Nachweis gestattet, die Ersparnis sei höher als 10 %.

(4) Jede Kündigung bedarf zur Wirksamkeit der Schriftform nach § 126 BGB.

(5) Bei Vertragsende kann der Mieter auf Wunsch und gegen Kostenerstattung (Kosten für den belegten Speicher und Kosten für einen mindestens einen Nutzer) als Read-Only-Zugang bis zu fünf Jahre weiter nutzen. Alternativ kann er verlangen, dass die Daten auf dem Server gelöscht werden. Auf Wunsch und gegen Kostenerstattung kann dem Mieter vorher eine Kopie der wesentlichen Daten als sql.-Dateien überlassen werden. Nach der Bestätigung des Mieters, dass ihm die Daten vorliegen, löscht FrogTime daraufhin nach 14 Tagen sowohl den Zugang zu den Diensten, als auch den Speicherplatz und die darauf befindlichen Daten auf dem zentralen Server.

9. Fehlerklassen, Reaktionszeiten, Verfügbarkeit

(1) FrogTime weist den Mieter darauf hin, dass Einschränkungen oder Beeinträchtigungen der erbrachten Dienste entstehen können, die außerhalb des Einflussbereichs von FrogTime liegen. Hierunter fallen insbesondere Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag von FrogTime handeln, von FrogTime nicht beeinflussbare technische Bedingungen des Internets sowie höhere Gewalt. Auch die vom Mieter genutzte Hard- und Software und technische Infrastruktur kann Einfluss auf die Leistungen der Software haben. Soweit derartige Umstände Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Funktionalität der von FrogTime erbrachten Leistung haben, hat dies keine Auswirkung auf die Vertragsgemäßheit der erbrachten Leistungen.

(2) Der Mieter ist verpflichtet, Funktionsausfälle, -störungen oder –beeinträchtigungen der Software unverzüglich und so präzise wie möglich bei FrogTime anzuzeigen.

(3) Ein Softwarefehler liegt vor, wenn die Software die in der Produktbeschreibung angebenden Funktionen nicht erfüllt, falsche Ergebnisse liefert, die Datenverarbeitung unkontrolliert abbricht oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, so dass die Nutzung der Software nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

(4) Die Vertragspartner vereinbaren für von FrogTime zu vertretende Fehler folgende Fehlerklassen und Reaktionszeiten:
a) Fehlerklasse 1: Betriebsverhindernde Fehler: Der Fehler verhindert den Geschäftsbetrieb beim Mieter; eine Umgehungslösung liegt nicht vor: FrogTime beginnt unverzüglich, spätestens innerhalb von vier Stunden nach Kenntnisnahme der Fehlermeldung mit der Fehlerbeseitigung und setzt sie mit Nachdruck bis zur
Beseitigung des Fehlers fort, soweit zumutbar auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit (werktags 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr).
b) Fehlerklasse 2: Betriebsbehindernde Fehler: Der Fehler behindert den Geschäftsbetrieb beim Mieter erheblich; die Nutzung der Software ist jedoch mit Umgehungslösungen oder mit temporär akzeptablen Einschränkungen oder Erschwernissen möglich: FrogTime beginnt bei Kenntnisnahme der Fehlermeldung
vor 10.00 Uhr mit der Fehlerbeseitigung am gleichen Tag, bei späterer Fehlermeldung zu Beginn des nächsten Arbeitstages und setzt sie bis zur Beseitigung des Fehlers innerhalb der üblichen Arbeitszeit fort. FrogTime kann zunächst eine Umgehungslösung aufzeigen und den Fehler später beseitigen, wenn dies für den Mieter zumutbar ist.
c) Fehlerklasse 3: Sonstige Fehler: FrogTime beginnt innerhalb einer Woche nach Kenntnisnahme der Fehlermeldung mit der Fehlerbeseitigung oder FrogTime beseitigt den Fehler erst mit dem nächsten Programmstand.

(5) In keinem Zeitraum von drei Monaten darf die Verfügbarkeit der Software innerhalb des Verfügbarkeitszeitraums insgesamt länger als 4 Stunden durch einen Fehler der Klasse 1 oder insgesamt länger als 12 Stunden durch einen Fehler der Klasse 2 beeinträchtigt sein. Andernfalls reduziert sich die Vergütung pro Stunde der gestörten Arbeitszeit (werktags 8.00 Uhr bis 17.00 Uhr) bei einem Fehler der Klasse 1 um 2 % der monatlichen Vergütung, bei einem Fehler der Klasse 2 um 1 % der monatlichen Vergütung
des Monats, der dem nicht eingehaltenen Verfügbarkeitszeitraum folgt.

(6) Verfügbarkeitszeitraum der Dienste ist Montag-Samstag von 6:00-22:00 Uhr. Die außerhalb des Verfügbarkeitszeitraums liegenden Zeiten sind Wartungsfenster, in welchen es sein kann, dass Updates durchgeführt werden, und die Dienste daher nicht erreichbar / damit nicht nutzbar ist. Geplante Auszeiten der Software aufgrund von Updates, die länger als 2h dauern, werden dem Mieter rechtzeitig vorher bekannt gemacht.

10. Rechtsmängel

(1) FrogTime gewährleistet, dass der vertragsgemäßen Nutzung der Dienste durch den Mieter keine Rechte Dritter entgegenstehen. Bei Rechtsmängeln leistet FrogTime dadurch Gewähr, dass sie dem Mieter nach ihrer Wahl eine rechtlich einwandfreie Nutzungsmöglichkeit an der Dienste oder an gleichwertiger Dienste verschafft.

(2) Der Mieter unterrichtet FrogTime unverzüglich schriftlich, falls Dritte Schutzrechte (z.B. Urheber- oder Patentrechte) an der Dienste geltend machen. FrogTime unterstützt den Mieter bei dessen Verteidigung gegen die Angriffe des Dritten durch Beratung und Information.

11. Keine Haftung für Vorlagen

Wenn und soweit FrogTime dem Mieter in den Diensten Vorlagen zur Nutzung bereit stellt, übernimmt FrogTime keine Haftung für die Inhalte der Vorlagen und die verwendungsgemäße Nutzung der Vorlagen, welche ausschließlich in der alleinigen Verantwortung des Mieters liegt.

12. Haftung und Verjährung

(1) Es gelten grundsätzlich die gesetzlichen Regelungen zur Gewährleistung. Die § 536b (Kenntnis des Mieters vom Mangel bei Vertragsschluss oder Annahme), 536c (Während der Mietzeit auftretende Mängel; Mängelanzeige durch den Mieter) BGB finden Anwendung. Die Anwendung des § 536a Abs. 2 (Selbstbeseitigungsrecht des Mieters) ist jedoch ausgeschlossen. Ausgeschlossen ist auch die Anwendung von § 536a Abs. 1 BGB (Schadensersatzpflicht des Vermieters), soweit die Norm eine verschuldensunabhängige Haftung vorsieht.

(2) FrogTime leistet Schadenersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen, gleich aus welchem Rechtsgrund (z.B. aus rechtsgeschäftlichen und rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnissen, Sach- und Rechtsmängeln, Pflichtverletzung und unerlaubter Handlung), nur in folgendem Umfang:
a) Die Haftung bei Vorsatz und aus einer ggf. übernommenen Garantie ist unbeschränkt.
b) Bei grober Fahrlässigkeit haftet FrogTime in Höhe des typischen und bei Vertragsabschluss vorhersehbaren Schadens.
c) Bei einfach fahrlässiger Verletzung einer Kardinalpflicht (Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht, auf deren Einhaltung der Vertragspartner regelmäßig vertraut und vertrauen darf und deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet) haftet FrogTime in Höhe des typischen und bei Vertragsabschluss vorhersehbaren Schadens, höchstens jedoch mit EUR 2.000,00 je Schadensfall und EUR 5.000,00 für alle Schadensfälle aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag insgesamt.

(3) FrogTime bleibt der Einwand des Mitverschuldens offen. Der Mieter hat insbesondere die Pflicht zur Datensicherung und zur Abwehr von Schadsoftware jeweils nach dem aktuellen Stand der Technik. Resultieren Schäden des Mieters aus dem Verlust von Daten, so haftet FrogTime hierfür nicht, soweit die Schäden durch eine regelmäßige und vollständige Sicherung aller relevanten Daten durch den Mieter vermieden worden wären.

(4) Bei Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit und bei Ansprüchen aus dem Produkthaftungsgesetz
gelten die gesetzlichen Regelungen ohne Beschränkungen.

(5) Die Verjährungsfrist beträgt
a) bei Sachmängeln für Ansprüche auf Rückzahlung der Miete aus Rücktritt oder Minderung ein Jahr ab Ablieferung der Software, jedoch für ordnungsgemäß gerügte Mängel nicht weniger als drei Monate ab Abgabe der wirksamen Rücktrittsoder Minderungserklärung;
b) bei anderen Ansprüchen aus Sachmängeln ein Jahr;
c) bei Ansprüchen aus Rechtsmängeln zwei Jahre, wenn der Rechtsmangel nicht in einem Recht eines Dritten liegt, auf Grund dessen der Dritte die in § 3 Abs. 5 genannten Gegenstände herausverlangen oder die Unterlassung ihrer Nutzung verlangen kann;
d) bei nicht auf Sach- oder Rechtsmängeln beruhenden Ansprüchen auf Schadensersatz oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen zwei Jahre; die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Mieter von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen musste.

(6) Die Verjährung tritt spätestens mit Ablauf der in § 109 BGB bestimmten Höchstfristen ein. Bei Schadens- und Aufwendungsersatz aus Vorsatz, grober Fahrlässigkeit, Garantie, Arglist und in den in § 11 Abs. 3 genannten Fällen gelten jedoch stets die gesetzlichen Verjährungsregeln.

13. Geheimhaltung, Datenschutz

(1) Die Vertragspartner verpflichten sich, alle ihnen vor oder bei der Vertragsdurchführung von dem jeweils anderen Vertragspartner zugehenden oder bekannt werdenden Gegenstände (z.B. Software, Unterlagen, Informationen), die rechtlich geschützt sind oder Geschäfts- oder Betriebsgeheimnisse enthalten oder als vertraulich bezeichnet sind, auch über das Vertragsende hinaus vertraulich zu behandeln, es sei denn, sie sind ohne Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht öffentlich bekannt. Die Vertragspartner verwahren und sichern diese Gegenstände so, dass ein Zugang durch Dritte ausgeschlossen ist.

(2) Der Mieter ist für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieses Vertragsverhältnisses und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften verantwortlich. Der Mieter bleibt daher im Hinblick auf personenbezogene Daten verantwortliche Stelle und hat daher stets zu prüfen, ob die Verarbeitung solcher Daten über die Nutzung der Software von entsprechenden Rechtfertigungen nach Art. 6 DS-GVO getragen ist.

(3) Sofern personenbezogene Daten mithilfe der bereitgestellten Dienste auf dem von FrogTime zur Verfügung gestellten Speicherplatz verarbeitet werden, findet diese Datenverarbeitung im Auftrag des Mieters statt. Einzelheiten sind in Teil B der Bedingungen „Auftragsverarbeitung“ sowie der Anlage „TOM“ (Allgemeine technische und organisatorische Maßnahmen) zu diesen Bedingungen geregelt.

(4) Der Mieter hat Passworte und andere Zugangsinformationen vertraulich zu behandeln. Er hat Passworte zu wählen, die sicher sind (nicht einfach zu erraten oder zu berechnen) und sein Personal diesbezüglich zu verpflichten.

(5) Der Mieter hat FrogTime unverzüglich davon zu unterrichten, wenn der Verdacht besteht, dass Passwörter oder andere geheime Zugangskennungen Unbefugten bekannt geworden sein könnten oder Unbefugte anderweitig über seine Infrastruktur in Systeme von FrogTime eindringen können.

14. Datensicherheit, Schutz vor Rechtsverletzungen

(1) Zum Schutz vor unbefugten Datenzugriffen ist der Datenverkehr mittels SSL Verschlüsselung und zertifikatsbasierter Authentifizierung gesichert.

(2) Der Mieter trägt dafür Sorge, dass die ihm mitgeteilten Authentifizierungsdaten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt sind und keine Inhalte auf dem bereitgestellten Speicherplatz abgelegt werden, die rechtswidrig sind oder Rechte Dritter verletzen. FrogTime ist zur sofortigen Sperre des Speicherplatzes und der Dienste berechtigt, wenn der begründete Verdacht besteht, dass gespeicherte Daten rechtswidrig sind und/oder Rechte Dritter verletzen. FrogTime wird den Mietern von der Sperre und dem Grund hierfür unverzüglich verständigen. Die Sperre wird aufgehoben, sobald der Verdacht entkräftet ist. Der Mieter verpflichtet sich in diesem Zusammenhang, FrogTime von jeder Haftung und jeglichen Kosten, einschließlich möglicher und tatsächlicher Kosten eines gerichtlichen Verfahrens, freizustellen, falls FrogTime von Dritten, auch von Mitarbeitern des Mieters persönlich, infolge von behaupteten Handlungen oder Unterlassungen des Mieters in Anspruch genommen wird. FrogTime wird den Mieter über die Inanspruchnahme unterrichten und ihm, soweit dies rechtlich möglich ist, Gelegenheit zur Abwehr des geltend gemachten Anspruchs geben. Gleichzeitig wird der Mieter FrogTime unverzüglich alle ihm verfügbaren Informationen über den Sachverhalt, der Gegenstand der Inanspruchnahme ist, vollständig mitteilen.

15. Übertragung der Rechte und Pflichten

Die Abtretung der Rechte und Pflichten aus dem Vertrag ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung von FrogTime zulässig. FrogTime ist berechtigt, Dritte mit der Erfüllung der Pflichten aus dem Vertrag zu betrauen.

Teil B

Auftragsverarbeitung i.S. d. Art. 28 Abs. 3 DS-GVO

Vorbemerkung

Dieser Teil konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der im vorstehenden Teil A in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit den in Teil A vereinbarten Leistungen in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (»Daten«) des Auftraggebers verarbeiten.

1. Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus dem Vertragsabschluss ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die in Teil B dargestellten Daten Bestandteil der Datenverarbeitung.

2. Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Dies umfasst Tätigkeiten, die im Vertragsabschluss und in der Leistungsbeschreibung konkretisiert sind. Der Auftraggeber ist im Rahmen des Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO).

(2) Die Weisungen werden anfänglich durch den Vertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

3. Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DS-GVO vor. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DS-GVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Die aktuelle Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragnehmers ist diesen Bedingungen als Anlage „TOM“ beigefügt. Der Auftraggeber akzeptiert diese technischen und organisatorischen Maßnahmen und erkannt an, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein
angemessenes Schutzniveau. Wenn der Auftragnehmer eine Datenverarbeitung im Ausland vornehmen lässt, wird die Einhaltung der vereinbarten Schutzmaßnahmen und deren Wirksamkeit über die Einbindung der Standardvertragsklauseln der EU sichergestellt werden. Eine Änderung der getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, wobei jedoch sichergestellt sein muss, dass das vertraglich vereinbarte Schutzniveau nicht unterschritten wird.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt soweit vereinbart den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DS-GVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten.

(4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6) Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

(7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

(8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist (z.B. bei noch bestehender Aufbewahrungsfrist). Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.
(9) In besonderen, vom Auftraggeber zu bestimmenden Fällen, erfolgt eine Aufbewahrung bzw. Übergabe, Vergütung und Schutzmaßnahmen hierzu sind gesondert zu vereinbaren, sofern nicht im Vertrag bereits vereinbart.

(10) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind nach Auftragsende auf Verlangen des Auftraggebers entweder herauszugeben oder zu löschen.

(11) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

4. Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher
Bestimmungen feststellt.

(2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DS-GVO, gilt §3 Abs. 10 entsprechend.

(3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen.

5. Anfragen betroffener Personen

Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung, Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht
beantwortet wird.

6. Nachweismöglichkeiten

(1) Der Auftragnehmer weist dem Auftraggeber die Einhaltung der in diesen Bedingungen niedergelegten Pflichten mit geeigneten Mitteln nach.

(2) Sollten im Einzelfall Inspektionen durch den Auftraggeber oder einen von diesem beauftragten Prüfer erforderlich sein, werden diese zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt. Der Auftragnehmer darf diese von der vorherigen Anmeldung mit angemessener Vorlaufzeit und von der Unterzeichnung einer Verschwiegenheitserklärung hinsichtlich der Daten anderer Kunden und der eingerichteten technischen und organisatorischen Maßnahmen abhängig machen. Sollte der durch den Auftraggeber beauftragte Prüfer in einem Wettbewerbsverhältnis zu dem Auftragnehmer stehen, hat der Auftragnehmer gegen diesen ein Einspruchsrecht.

(3) Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige hoheitliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gilt grundsätzlich Absatz 2 entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

7. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

(1) Der Auftraggeber stimmt zu, dass der Auftragnehmer Subunternehmer hinzuzieht. Vor Hinzuziehung oder Ersetzung der Subunternehmer informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber.

(2) Der Auftraggeber kann der Änderung – innerhalb einer angemessenen Frist – aus wichtigem Grund – gegenüber der vom Auftraggeber bezeichneten Stelle widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben. Liegt ein wichtiger datenschutzrechtlicher Grund vor, und sofern eine einvernehmliche Lösungsfindung zwischen den Parteien nicht möglich ist, wird dem Auftraggeber ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt.

(3) Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus dem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

(4) Ein Subunternehmerverhältnis im Sinne dieser Bestimmungen liegt nicht vor, wenn der Auftragnehmer Dritte mit Dienstleistungen beauftragt, die als reine Nebenleistungen anzusehen sind. Dazu gehören z.B. Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Bewachungsdienste, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.

8. Informationspflichten

(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisseoder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als »Verantwortlicher « im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieses Teils B den Regelungen des Vertrages in Teil A vor.

9. Haftung und Schadensersatz

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DS-GVO getroffenen Regelung.

Teil C

Allgemeine Bestimmungen

(1) FrogTime räumt sich das Recht ein, Zugänge von Einzelpersonen, Passwortregeln, sowie die Verschlüsselungsmethode zu verändern, wenn dies zur Verbesserung der Sicherheit und/oder der Praktikabilität der bereitgestellten Dienste geboten erscheint.

(2) Die Beziehungen zwischen den Vertragsparteien regeln sich ausschließlich nach dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.

(3) Gerichtsstand ist am jeweiligen Sitz von FrogTime, zurzeit Hude, wenn der Mieter Vollkaufmann ist oder wenn der Mieter kein Vollkaufmann ist und keinen allgemeinen inländischen Gerichtsstand hat, er nach Vertragsschluss seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort ins Ausland verlegt hat oder sein Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort zum Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist. FrogTime ist auch berechtigt, den Mietern an seinem allgemeinen Gerichtsstand in Anspruch zu nehmen.

(4) Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen. FrogTime hat das Recht, diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen oder den Vertrag zu ändern und/oder zu ergänzen, sofern hierdurch nicht wesentliche Vertragsbestimmungen unzumutbar abgeändert